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Word: Index erstellen
29.05.2008, 14:53 Uhr
Haupt- und Untereinträge für einen Index in Word festlegen
Versuchen Sie, sich in einem Word-Dokument zurechtzufinden oder ein bestimmtes Thema darin zu finden, hilft Ihnen das Inhaltsverzeichnis zwar, existiert daneben auch noch ein umfangreicher Index, können Sie das Gesuchte um einiges schneller finden. Auf das händische Anlegen eines Index möchte ein Autor aber gerne verzichten: Das manuelle Einrichten von Verweisen kann sehr zeitaufwändig werden. Word schafft da Abhilfe. Die Foto-Show zeigt, wie's geht.
Die Haupt- und Untereinträge kann das Programm auf eine Seite, einen Querverweis oder eine Textmarke verweisen lassen. Den eigentlichen Index erstellt das Schreibprogramm auf Befehl. Und so können Sie ein Word-Dokument indizieren:
- Setzen Sie den Cursor im Word-Dokument an die Stelle im Text, auf die der Indexeintrag verweisen soll. In der Menü-Leiste wählen Sie jetzt Einfügen, Referenz, Index und Verzeichnisse.
- Auf der Register-Karte Index klicken Sie den Button Eintrag festlegen. Schneller geht es mit der Tastenkombination [Alt]+[Shift]+[x].
- In die Eingabemaske wird zunächst der Haupteintrag eingegeben, zum Beispiel Tipps für MS Word. Ein Untereintrag könnte Index erstellen lauten. Jeder Haupteintrag kann in der Maske nur einen Untereintrag bekommen. Soll der Haupteintrag weitere Untereinträge auf gleicher Ebene erhalten, müssen Sie einen neuen Eintrag erstellen.
- Normalerweise wird ein Index auf die entsprechende Textseite verweisen. Diese Option ist standardmäßig aktiviert. Sie können aber auch einen Querverweis, z.B. Siehe Kapitel 13 festgelegt werden. Das vorgegebene Siehe kann gelöscht und durch einen anderen Eintrag ersetzt werden.
- Statt auf eine Seite, kann ein Stichwort auf einen Seitenbereich verweisen. Dieser muss vorher durch eine Textmarke definiert werden. Über das gleichnamige Dropdown-Menü können Sie dann die entsprechende Textmarke auswählen.
- Wollen Sie die Seitenzahl im späteren Index fett und/oder kursiv erscheinen lassen, legen Sie dies durch ein Häkchen vor der entsprechenden Option im Dialogfenster fest. Mit Festlegen/Schließen wird der Vorgang beendet.
- Der Haupteintrag kann zwar pro Eingabemaske nur jeweils einen Untereintrag gleicher Ebene haben, aber ein Untereintrag eine (oder mehrere) Ebene(n) tiefer kann eingetragen werden. Die Einträge werden durch Doppelpunkt getrennt. Soll ein Haupteintrag Word den Untereintrag Tipp und der wiederum den Untereintrag Index erhalten, sieht die Eingabe wie unten gezeigt aus.
- Taucht das gleiche Wort immer wieder im Text auf und soll dies jedes Mal indiziert werden, kann Word es automatisch an jeder Textstelle indizieren. Dazu müssen Sie das Wort erst im Text markieren und dann die Eingabemaske per [Alt]+[Shift]+[x] öffnen. Nur dann ist der Button Alle festlegen aktiviert. Word durchsucht das gesamte Dokument und erstellt überall automatisch einen Indexeintrag. Dies funktioniert allerdings nur beim Verweis auf die Aktuelle Seite.
- Ist der Text fertig indiziert, setzen Sie den Cursor an die Stelle im Dokument, an die der Index eingefügt werden soll und wählen in der Menü-Leiste Einfügen, Referenz, Index und Verzeichnisse.
- Auf der Register-Karte Index wird die Formatierung des Index konfiguriert. Sollen die Seitenzahlen rechtsbündig erscheinen, können Sie auch die Füllzeichen wählen. Die Spaltenzahl und deren Format, ob eingezogen oder fortlaufend legen Sie fest. Ein Vorschaufenster zeigt das zukünftige Stichwortregister.
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