Worauf Sie bei E-Mails unbedingt achten sollten

Über 100 Billionen E-Mails sausen jedes Jahr um den Globus. Mit keinem anderen Kommunikationsmittel lassen sich derart günstig, schnell und unkompliziert Informationen versenden. Und mit keinem anderen Kommunikationsmittel kann man sich derart leicht Ärger einhandeln - wenn man eine Handvoll Regeln nicht kennt. Wir sagen, worauf Sie beim E-Mail-Versand unbedingt achten sollten.

Würden Sie am Arbeitsplatz einen fremden Kollegen mit Schnarchkopp oder Schattenparker anreden? Natürlich nicht. Dass der darüber herzlich lachen kann, dürfte eher unwahrscheinlich sein. Selbstverständlich möchte jeder gerne seine gute Kinderstube unter Beweis stellen und achtet daher auch in E-Mails auf höfliche Formulierungen.

Doch freundliche Formulierungen allein sind kein Garant dafür, dass die Empfänger Ihre Nachricht ebenso freundlich annehmen. Ob eine Mail in die Kategorie "unfreundlich" fällt, hat oft wenig mit Anrede und Grußformel zu tun. Im E-Mail-Verkehr gibt es einige Unsitten, die jeder kennen sollte. Ansonsten zieht man leicht unbeabsichtigt den Zorn oder zumindest Spott anderer auf sich.

Empfänger gezielt anschreiben

Wichtigste Regel: Achten Sie immer genau darauf, was sie an wen versenden. Einen Namen zur Empfängerliste hinzufügen - das geht flott. Manch einer glaubt, es sei besser, lieber eine Person zuviel auf die Empfängerliste zu setzen als jemanden zu vergessen. Tatsächlich kostet es jeden einzelnen Empfänger Zeit, einer E-Mail Beachtung zu schenken.

Am Arbeitsplatz gelten daher Mails als Unsitte, die an die halbe Firma gerichtet sind, offenbar aber nur Einzelne betreffen. Meistens passiert das schlichtweg aus Gedankenlosigkeit. Ein typischer Fall im Büro: Eine Anfrage geht an einen größeren Nutzerkreis, nur eine Handvoll Empfänger fühlt sich angesprochen. Diese diskutiert das Thema anschließend munter weiter - und kopiert dabei jedes Mal die gesamte ursprüngliche Empfängerliste in das "CC"-Feld. Wenn es sich nicht vermeiden lässt, einen großen Verteiler anzuschreiben, machen Sie möglichst direkt im Betreff oder zu Beginn der Mail klar, wer sich angesprochen fühlen soll.

Zeitdiebe und Wichtigtuer

Wenig Freunde machen Sie sich auch mit Ergänzungen im Betreff wie "Eilt!", "Wichtig!", "Achtung!", die dem Anliegen Nachdruck verschaffen sollen. Wer die Betreffzeile seiner Mails regelmäßig derartig dramatisiert, gilt schnell als Wichtigtuer und erweckt Zweifel an seiner Fähigkeit, wirklich wichtige Dinge zu erkennen.

Gehen Sie mit solchen Formulierungen behutsam um und sparen Sie sich diese für den Fall, dass es tatsächlich einmal brennt. Selbst dann genügt ein kurzer, nicht zu penetranter Hinweis. In jedem Fall ist es hilfreich, Betreff und erste Zeile der Mail möglichst klar und unmissverständlich zu formulieren, damit sich die Empfänger nicht schon nach wenigen Sekunden kopfschüttelnd abwenden.

Davon können Sie auch mit ziemlicher Sicherheit ausgehen, wenn Sie dazu neigen, ellenlange Mailwechsel an bislang Unbeteiligte umkommentiert weiterzuleiten. Formulieren Sie lieber Ihr Anliegen neu und fassen Sie dazu die bisherige Diskussion in knappen Worten zusammen, etwa "Herr X sieht ein Problem bei ..., Frau Y schlägt als Lösung vor ...". So erleichtern Sie Ihren Kollegen den Einstieg und vergeuden nicht deren Zeit. Ihrem Anliegen kann das nur nutzen. (E-Mails schreiben: Schreibtipps für erfolgreiche Mails)

Riesen-E-Mails sorgen für Frust

Auch im privaten Umfeld sollten Sie ein paar Regeln beachten. Wer gerne Digitalfotos verschickt, überfordert manchen Empfänger mit seiner megabyteschweren Ladung. Denken Sie daran, dass nicht jeder über einen schnellen Internetanschluss verfügt. Bei manchem Empfänger-Konto ist auch der Speicherplatz so knapp kalkuliert, dass im schlimmsten Fall die E-Mail gar nicht ankommt.

Windows bietet eine bequeme Möglichkeit, Bilder per E-Mail komprimiert zu versenden und so den Mailumfang gering zu halten. Die Foto-Show zeigt, wie's geht. Auf Nachfrage lässt sich dann ja immer noch das Foto in Original-Größe nachschieben. Für den Bildertausch gibt es allerdings mittlerweile auch intelligentere Methoden, etwa das Mediencenter von t-online.de

Private E-Mails am Arbeitsplatz

Kollegen zu nerven, ist sicher nicht die feine Art. Durch unbedachtes Handeln können Sie sich aber auch ernsthafte Konsequenzen einhandeln. Seien Sie besonders vorsichtig, wenn Sie private E-Mails von Ihrem Arbeitsplatz aus senden. Wenn in Ihrem Unternehmen die private Nutzung des Internets nicht gestattet ist, kann der Arbeitgeber dies gegen Sie verwenden. Da hilft es auch nicht viel, nachträglich den Stein des Anstoßes aus dem Gesendet- und Posteingangs-Ordner zu löschen.

Auch wenn private Mails gestattet sind: Achten Sie dennoch besonders auf die Empfängerliste. In vielen Firmen gibt es Verteilerlisten etwa für Abteilungen. Nicht immer ist leicht zu erkennen, wer sich genau dahinter verbirgt - in großen Unternehmen mitunter schon mal ganze weltweit verstreute Unternehmenszweige. Adressieren Sie persönliche Mails daher immer auch persönlich.